Как организовать эффективную работу HR-департамента

Работа с кандидатами и коммуникациями — лишь 10% от возможных обязанностей HR-ов. Предназначение департамента — укомплектовать организацию вовлеченными продуктивными людьми и сделать все, чтобы они работали эффективнее.

На практике это означает, что департамент должен брать на себя четыре задачи:

1. Нанимать и адаптировать людей

Чтобы у компании были эффективные сотрудники. И эта работа не ограничивается рассылкой спама с вакансиями по всем каналам и проведением собеседований.

2. Вести внутренние и внешние коммуникации

Максимально удобно организовать рабочие места. Проследить, чтобы до всех людей была донесена вся нужная информация, и при этом у всех был доступ к нужным документам и объектам.

3. Обучать персонал и повышать его компетенции

Чтобы никто не «застаивался», а делал свою работу еще лучше и действительно помогал компании своим вкладом. И для этого люди из отдела должны понимать нынешнюю эффективность, специфику работы компании и иметь представление об оптимальных способах повышения этой эффективности.

4. Отслеживать эффективность работы сотрудников

Чтобы понимать, насколько они продуктивны, почему они показывают такую продуктивность, и как это можно обратить на пользу проекта. Эйчарам нужно разбираться, чья работа на самом деле эффективна, а кто имитирует деятельность.

Декомпозируем задачи по найму и адаптации

Продукт отдела найма и адаптации — эффективно работающие сотрудники. Для создания этого продукта ведется 4 участка, по одному под каждую функцию:

• Поиск и подбор

Полностью организует процесс поиска и подбора. Помимо этого, проводит исследования рынка нужных компании специалистов еще до начала подбора.

• Контроль персонала

Следит за прохождением стажировок у новичков и учетом рабочего времени у остальных сотрудников. Помимо этого, отслеживает состояние организационной структуры компании и ее актуальность.

• Кадровая документация

Сотрудники этого участка ведут все, что касается документов: архив, личные дела, любые документально отображаемые процедуры. Также оформляют пенсии, отпуска, графики работы.

• Ведение регламентов

Этот участок отвечает за должностные папки, их содержимое и обучение сотрудников этому содержимому.

Декомпозируем задачи по коммуникациям

Продукт отдела коммуникаций — своевременно организованные рабочие места и бесперебойно работающие коммуникации. Для его создания ведется 2 участка:

• Ведение внешних коммуникаций

Все коммуникации, которые ведутся с компанией, попадают под контроль этого участка. Электронная и «физическая» почта компании, работа с доставками и курьерами, интернетом и телефонией — их зона ответственности.

• Ведение внутренних коммуникаций

Этот отдел обеспечивает сотрудника средствами связи и доступом ко всему, что необходимо для его работы.

Декомпозируем задачи по обучению персонала

Продукт отдела обучения персонала — хорошо обученные сотрудники, которые знают, как получить отличные (по меркам сферы) результаты. Для его создания ведется 3 участка:

• Подготовка обучающих материалов

Этот участок собирает, формирует, актуализирует, хранит и выдает обучающие материалы.

• Подготовка персональных программ

Этот участок проводит интервью с сотрудниками, составляет программу развития для каждого и согласовывает ее с руководителем.

• Обучение сотрудников

Он получает расписание внутренних и внешних обучающих программ и следит за тем, насколько успешно конкретный сотрудник осваивает их.

Декомпозируем отслеживание эффективности

Продукт отдела отслеживания эффективности — сотрудники, стабильно показывающие хорошие результаты на практике. Для его создания ведется четыре участка:

• Контроль выполнения задач и распоряжений

Следит за базовым уровнем выполнения работы: насколько хорошо сделана работа и насколько выполнение соответствует распоряжениям. Также этот участок разбирает отчеты по выполненным задачам.

• Контроль KPI

Выстраивает единую систему KPI и ее отображение, следит за исполнением показателей. Также занимается хранением данных.

• Отслеживание и повышение эффективности

Этот участок следит за соблюдением внутренних правил и стандартов. Также он ответственен за нематериальную мотивацию, улаживает конфликты и противоречия, развивает корпоративную культуру.

• Контроль внутренней безопасности

Под контролем этого участка находятся системы видеонаблюдения и контроля доступа. Он решает вопросы физической безопасности и привлечения охраны сотрудников и предприятия.

Качество выполнения большинства функций отлично отслеживается через показатели — если их правильно установить.

• Нужно выстраивать очередь из кандидатов? Следим за количеством кандидатов, нанятых в срок в соответствии со штатным расписанием.

• Нужно уменьшать текучку? Смотрим на абсолютное число и процент уволившихся — в идеале контролировать и квартальные, и годовые показатели.

• Нужно, чтобы люди начали работать лучше? Смотрим на маржинальную прибыль, деленную на количество сотрудников.

• Нужно, чтобы стажеры быстрее становились опытными сотрудниками? Отслеживаем время, за которое происходит эта трансформация.

Итак, 95% HR-департаментов могут работать лучше. Чтобы они это делали — нужно доверить им их реальные функции, а потом дать возможность их выполнить. При этом неважно, сколько у вас людей в департаменте, важно закрывать все HR-функции.

И главное, чтобы HR-департамент реально работал, нужно заниматься им так же, как всеми остальными. Может показаться, что работа с HR-департаментом того не стоит — и в каких-то случаях это действительно так. Но компании, которым нужны хорошие показатели, не жалеют о том, что занялись этим отделом. Ведь высокомотивированные эффективные сотрудники приносят больше прибыли, чем работающие «из-под палки».

Подписывайтесь на еженедельную рассылку о полезных для бизнеса мероприятиях и новых публикациях Get-Investor.ru.

Присоединяйтесь к нам в Telegram, Вконтакте.