Как вести бухучет на удаленке?

Основной список необходимого не велик. Главное – лицензия на программу, в которой вы обычно ведете учет. Спокойно уходите на удаленку, решить вопрос можно через программы удаленного доступа к устройствам. Вы сохраните контроль над всем, что уже есть в рабочем компьютере в офисе. 

На заметку: Выбор вариантов обширен – от специальных возможностей Google до нового отечественного ПО.  

Первичные документы можно получать через электронную почту, общий доступ к облаку с базами данных или сервер хостинг-провайдера. Здесь важно отслеживать регулярное создание резервных копий. Если на вашем удаленном устройстве что-то “слетит”, можно будет быстро восстановить данные без потери информации.  

Нужен также доступ к принятым формам документов, информирование об обновлениях. Иногда могут понадобиться услуги курьера, но теперь все чаще используется электронный документооборот и это настоящая революция в бухгалтерии. Один из вариантов – система Контур, но это далеко не единственный цифровой инструмент для ведения дистанционного учета. 

Поскольку главная выгода удаленного режима бухучета – свобода перемещений, то основой взаимодействия с компанией становится интернет. 

Основных схем размещения данных две: на сервере компании/хостинг-провайдера или в облаке. Доступ в том и другом случае предоставляется онлайн. 

Важный момент здесь – обеспечение безопасности и предупреждение утечки данных. В большей степени, обязанность по пресечению утечек лежит на компании, предоставляющей услугу. Но и вам надо соблюдать осторожность: устанавливать безопасные пароли, не оставлять работающее устройство без присмотра, использовать безопасные соединения, а не общественные Wi-Fi- сети.

Для работы вам понадобится развернуть 1С: Предприятие (1С: Бухгалтерия или другие) на виртуальном сервере. В 2022 году большинство компаний переходят на VPS в ЦОД российских провайдеров. Этот процесс не стоит затягивать – доступные на сегодня мощности могут быть быстро заняты, а когда хостинг-провайдеры смогут их нарастить, пока непонятно. Главный плюс такого варианта – не надо покупать собственный сервер, оборудовать серверную, нанимать IT-специалистов.

С другой стороны, для компании, у которой есть служба IT-поддержки, а серверные мощности нужны для решения ряда задач, а не только обеспечения бухгалтерии, собственный сервер выгоднее. Это высокий уровень безопасности данных, оперативное решение проблем, архитектура и конфигурация всех систем “под себя”.

Преимущества 1С в облаке:

• круглосуточный доступ;
• доступная стоимость;
• возможность одновременного подключения нескольких специалистов;
• возможность быстро увеличить объемы памяти;
• простой и быстрый перенос баз данных.

Важно: Для установки 1С потребуется от 2 Гбайт оперативной памяти и от 40 Гбайт дискового пространства.

Для ведения бухгалтерского и налогового учета малому и среднему бизнесу выгодно привлечение независимого бухгалтера, который ведет учет для нескольких заказчиков одновременно. Эта схема сотрудничества всегда предполагала минимальное количество личных встреч, а теперь допускает полностью удаленное взаимодействие. 

Бухгалтер-фрилансер, работающий удаленно, всю работу выполняет самостоятельно. Это должен быть опытный профессионал, владеющий навыками во всех областях бухгалтерского и налогового учета. При выборе такого специалиста обязательно проверьте отзывы клиентов. По ним вы увидите, в каких сферах уже работал этот человек. Он должен хорошо разбираться в бизнесе, которым занимается ваша компания.

Если же вы выбрали аутсорсинговую компанию, вы получаете команду специалистов, каждый из которых решает конкретную задачу – ведет зарплатные ведомости, кассовый учет, формирует налоговую отчетность, отвечает за оформление внешнеэкономической деятельности.

Аутсорсинговые компании, помимо ведения бухучета, готовы предоставлять и другие услуги для бизнеса. Это доступ к справочным системам, техподдержка, юридическое сопровождение, проверка контрагентов, аудит.

Плюсы:

• Удаленный бухгалтер – это экономия на зарплате, налогах (особенно, если он самозанятый), офисных расходах.
• Бухгалтер-фрилансер не задержит отчет, не будет отсиживать время за пасьянсом, демонстрируя занятость перед начальством. Фактически, он получает оплату по факту выполнения работы, поэтому лично заинтересован в быстром получении результата и отсутствии задержек.
• Аутсорсинговые компании оказывают услуги на порядок качественнее, так как работают не “за зарплату”, а получают доход в зависимости от успешности бизнеса клиентов. Они кровно заинтересованы в отсутствии ошибок и оптимизации учета, поэтому следят за изменениями законодательства, обладают большим опытом взаимодействия с контролирующими органами.
• В большинстве случаев, при переходе на удаленное бухгалтерское обслуживание компания перестает платить соцвзносы за сотрудников, обеспечивать социальные гарантии, организовывать курсы повышения квалификации.

Минусы:

• Удаленное сотрудничество повышает риски утечки информации. 
• Снижается эффективность контроля за работой специалистов.
• Труднее предупредить нарушение сроков сдачи отчетности.

Автоматизация бухучета делает решение его задач в удаленном режиме все более простым и привлекательным. На начальном этапе развития стартапа основатели могут вполне справиться с бухгалтерией самостоятельно благодаря новым технологиям и доступным сервисам для удаленной работы. Подписывая же договор о сотрудничестве с удаленным бухгалтером, не забывайте о снижении рисков. Аутсорсинговая компания может оформить страховку собственной деятельности от основных рисков. В договоре ГПХ с самозанятыми или наемными сотрудниками предусмотрите ответственность за нарушение сроков сдачи отчетности или допущенные ошибки.

Подписывайтесь на нашу еженедельную рассылку с обзорами полезных для бизнеса мероприятий и материалов.

Присоединяйтесь к Get-Investor.ru в telegram и вконтакте.