Поиск
Узнать детали
Инвестиционная упаковка и продвижение стартапов и бизнеса «под ключ»
16 ИЮНЯ 2022

Как вести бухучет на удаленке?

Разбираем, что потребуется для удаленного бухучета

Автор: Ирина Корягина
Эксперт по контенту и редактор публикаций компании “Корпоративная механика”, осуществляющей комплексное бухгалтерское обслуживание и юридическое сопровождение бизнеса.
Многим основателям бизнеса хочется трансформировать рабочие процессы, чтобы позволить себе большую мобильность. Тем не менее, при любых обстоятельствах необходим контроль движения денежных средств компании. Рассказываем, как организовать выполнение такой точной и ответственной задачи, как бухучет, в удаленном режиме. 


Содержание статьи:

Что потребуется для удаленного бухучета
Облако или сервер?
Особенности работы с удаленным бухгалтером
Плюсы и минусы удаленной бухгалтерии

Что потребуется для удаленного бухучета 

Основной список необходимого не велик. Главное – лицензия на программу, в которой вы обычно ведете учет. Спокойно уходите на удаленку, решить вопрос можно через программы удаленного доступа к устройствам. Вы сохраните контроль над всем, что уже есть в рабочем компьютере в офисе. 

На заметку: Выбор вариантов обширен – от специальных возможностей Google до нового отечественного ПО.  

Первичные документы можно получать через электронную почту, общий доступ к облаку с базами данных или сервер хостинг-провайдера. Здесь важно отслеживать регулярное создание резервных копий. Если на вашем удаленном устройстве что-то “слетит”, можно будет быстро восстановить данные без потери информации.  

Нужен также доступ к принятым формам документов, информирование об обновлениях. Иногда могут понадобиться услуги курьера, но теперь все чаще используется электронный документооборот и это настоящая революция в бухгалтерии. Один из вариантов – система Контур, но это далеко не единственный цифровой инструмент для ведения дистанционного учета. 

Облако или сервер?

Поскольку главная выгода удаленного режима бухучета – свобода перемещений, то основой взаимодействия с компанией становится интернет. 

Основных схем размещения данных две: на сервере компании/хостинг-провайдера или в облаке. Доступ в том и другом случае предоставляется онлайн. 

Важный момент здесь – обеспечение безопасности и предупреждение утечки данных. В большей степени, обязанность по пресечению утечек лежит на компании, предоставляющей услугу. Но и вам надо соблюдать осторожность: устанавливать безопасные пароли, не оставлять работающее устройство без присмотра, использовать безопасные соединения, а не общественные Wi-Fi- сети.

Для работы вам понадобится развернуть 1С: Предприятие (1С: Бухгалтерия или другие) на виртуальном сервере. В 2022 году большинство компаний переходят на VPS в ЦОД российских провайдеров. Этот процесс не стоит затягивать – доступные на сегодня мощности могут быть быстро заняты, а когда хостинг-провайдеры смогут их нарастить, пока непонятно. Главный плюс такого варианта – не надо покупать собственный сервер, оборудовать серверную, нанимать IT-специалистов.

С другой стороны, для компании, у которой есть служба IT-поддержки, а серверные мощности нужны для решения ряда задач, а не только обеспечения бухгалтерии, собственный сервер выгоднее. Это высокий уровень безопасности данных, оперативное решение проблем, архитектура и конфигурация всех систем “под себя”.

Преимущества 1С в облаке:
  • круглосуточный доступ;
  • доступная стоимость;
  • возможность одновременного подключения нескольких специалистов;
  • возможность быстро увеличить объемы памяти;
  • простой и быстрый перенос баз данных.

Важно: Для установки 1С потребуется от 2 Гбайт оперативной памяти и от 40 Гбайт дискового пространства.

Особенности работы с удаленным бухгалтером

Для ведения бухгалтерского и налогового учета малому и среднему бизнесу выгодно привлечение независимого бухгалтера, который ведет учет для нескольких заказчиков одновременно. Эта схема сотрудничества всегда предполагала минимальное количество личных встреч, а теперь допускает полностью удаленное взаимодействие. 

Бухгалтер-фрилансер, работающий удаленно, всю работу выполняет самостоятельно. Это должен быть опытный профессионал, владеющий навыками во всех областях бухгалтерского и налогового учета. При выборе такого специалиста обязательно проверьте отзывы клиентов. По ним вы увидите, в каких сферах уже работал этот человек. Он должен хорошо разбираться в бизнесе, которым занимается ваша компания.

Если же вы выбрали аутсорсинговую компанию, вы получаете команду специалистов, каждый из которых решает конкретную задачу – ведет зарплатные ведомости, кассовый учет, формирует налоговую отчетность, отвечает за оформление внешнеэкономической деятельности.

Аутсорсинговые компании, помимо ведения бухучета, готовы предоставлять и другие услуги для бизнеса. Это доступ к справочным системам, техподдержка, юридическое сопровождение, проверка контрагентов, аудит.

Плюсы и минусы удаленной бухгалтерии

Плюсы:
  • Удаленный бухгалтер – это экономия на зарплате, налогах (особенно, если он самозанятый), офисных расходах.
  • Бухгалтер-фрилансер не задержит отчет, не будет отсиживать время за пасьянсом, демонстрируя занятость перед начальством. Фактически, он получает оплату по факту выполнения работы, поэтому лично заинтересован в быстром получении результата и отсутствии задержек.
  • Аутсорсинговые компании оказывают услуги на порядок качественнее, так как работают не “за зарплату”, а получают доход в зависимости от успешности бизнеса клиентов. Они кровно заинтересованы в отсутствии ошибок и оптимизации учета, поэтому следят за изменениями законодательства, обладают большим опытом взаимодействия с контролирующими органами.
  • В большинстве случаев, при переходе на удаленное бухгалтерское обслуживание компания перестает платить соцвзносы за сотрудников, обеспечивать социальные гарантии, организовывать курсы повышения квалификации.

Минусы:
  • Удаленное сотрудничество повышает риски утечки информации. 
  • Снижается эффективность контроля за работой специалистов.
  • Труднее предупредить нарушение сроков сдачи отчетности.

Что в итоге?

Автоматизация бухучета делает решение его задач в удаленном режиме все более простым и привлекательным. На начальном этапе развития стартапа основатели могут вполне справиться с бухгалтерией самостоятельно благодаря новым технологиям и доступным сервисам для удаленной работы. Подписывая же договор о сотрудничестве с удаленным бухгалтером, не забывайте о снижении рисков. Аутсорсинговая компания может оформить страховку собственной деятельности от основных рисков. В договоре ГПХ с самозанятыми или наемными сотрудниками предусмотрите ответственность за нарушение сроков сдачи отчетности или допущенные ошибки.

Подписывайтесь на нашу еженедельную рассылку с обзорами полезных для бизнеса мероприятий и материалов.

Присоединяйтесь к Get-Investor.ru в telegram и вконтакте.

Рекомендованное

Узнавайте первыми

Подпишитесь и раз в неделю получайте подборку полезных материалов
Нажимая на кнопку «Подписаться», вы соглашаетесь на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности