Как навести порядок в финансах компании

На старте бизнеса вопрос финансового учета многим кажется несущественным. Обычно все ограничиваются стандартной бухгалтерией и, в лучшем случае, ведением простой таблички для записи доходов и расходов. Однако, по мере роста компании внутренние процессы усложняются, документов и расчетов становится больше, и прежней таблички становится недостаточно.

Многие предприниматели не понимают, чем управленческий учет отличается от бухгалтерского. Если кратко, основная цель бухгалтерского учета – регулярная отчетность перед государством, а конкретно – перед налоговой службой. Бухгалтерский учет, в конечном счете, нужен для того, чтобы налоговики могли в любой момент прийти и проверить: правильно ли вы считаете налоги, не уклоняетесь ли от уплаты. И правила ведения бухучета «заточены», в первую очередь, на это, а не на то, чтобы облегчить вам управление компанией. Бухучет дает владельцу бизнеса лишь базовое представление о финансовом состоянии компании, и то с задержкой. Если у предпринимателя имеются какие-то неучтенные доходы или расходы, понятно, что в бухгалтерскую отчетность они не попадут. 

И даже если вы ведете полностью «белый» бизнес, бухгалтерский учет никогда не даст вам представление о том, насколько прибыльно то или иное направление или продукт, или насколько эффективен конкретный сотрудник.

И именно управленческий учет – это та система, которая обеспечивает собственника оперативной информацией, нужной для управления бизнесом и принятия решений.

Управленческий учет помогает:

1. Бороться с кассовыми разрывами. Кассовые разрывы дорого обходятся бизнесу, особенно когда о них становится известно в последний момент. Время, силы и деньги владельца компании уходят на экстренный поиск денег, чтобы заткнуть финансовую «дыру». Чтобы этого не происходило, компании нужно вести ежедневный учет своих поступлений и выплат. Со временем накопятся данные, станет понятна сезонность, база постоянных расходов, а значит проблемы с деньгами можно будет предвидеть заранее. В идеале, управленческая отчетность должна стать отправной точкой для составления подробного бюджета. Чтобы повысить качество планирования, нужен детальный прогноз хотя бы на 2-3 ближайших месяца.

2. Увидеть скрытые проблемы. Если в компании есть несколько направлений бизнеса или сеть офлайновых точек продаж, нужно разобраться с прибыльностью каждого сегмента или магазина. Для этого любое поступление или выплату в системе учета нужно «привязывать» к конкретному объекту, за исключением общих расходов, как например аренда офиса или зарплата генерального директора. В результате картина получится очень наглядной.

3. Контролировать расходы. После нескольких месяцев регулярного ведения учета, каждую статью расходов нужно посмотреть в динамике. Самые крупные и быстрорастущие – проанализировать особенно тщательно, разобраться в причинах роста и пользе для бизнеса. Выяснить, какие расходы можно сократить без ущерба для выручки.

Для ведения управленческого учета, особенно на старте бизнеса, совершенно не обязательно специализированное ПО. Компаниям, работающим в сфере услуг, и торговым компаниям вполне подойдут привычные и доступные каждому Excel или Google Таблицы. Считается, что учет в Excel подходит компаниям с годовым оборотом до 100-150 млн рублей и числом операций до 20-30 тысяч. При большем количестве операций система начнет «подвисать», и нужно будет переходить на более мощное решение, например, 1С. Но и в этом случае ваша система управленческого учета в Excel будет очень полезна: она послужит отправной точкой для более «продвинутой» автоматизации.

Исходные данные для ведения реестра управленческого учета в Excel – это выписка по расчетному счету, выгрузки из CRM-системы и системы складского учета (если они есть), данные по наличным поступлениям и расходам. Далее, эти данные с помощью формул преобразуются в баланс, отчет о прибылях и убытках и о движении денежных средств и в другие необходимые отчеты. Если у вас нет финансового образования, лучше обратиться к грамотному финансисту, который поможет разработать оптимальный формат отчетов и прописать формулы.

Назначьте ответственного сотрудника, задачей которого будет ежедневное занесение в базу информации о фактических операциях. Причем даже в маленькой компании собственнику не стоит брать ведение учета на себя. Обычно это заканчивается тем, что руководитель забрасывает учет из-за других важных и срочных дел, поэтому эту задачу лучше делегировать. Любое поступление или выплату, наличными или по «безналу» нужно обязательно заносить в специальный реестр. Ключевые слова здесь – «ежедневно» и «любое», так как для управленческого учета важна максимально полная и достоверная картина.

Данные из реестра автоматически преобразуются в отчетные формы. Еще один важный момент: реестр для внесения данных и итоговые отчеты обязательно должны быть разделены. Некоторые компании пытаются заполнять сразу итоговые формы отчетов, а это значительно затрудняет дело и приводит к многочисленным ошибкам.