31 МАЯ 2022

Как навести порядок в финансах компании

Рекомендации по бухгалтерскому и управленческому учету

Автор: Наталья Джораева, эксперт по корпоративным финансам и инвестициям, основатель информационного сервиса Get-Investor.ru. Опыт работы в финансах более 15 лет, руководящие должности в группе АФК Система и штаб-квартире Евросети. Консультант 300+ стартапов и компаний малого бизнеса. Эксперт года по версии StartHub-2021 (Агентство инноваций г. Москвы), преподаватель образовательных программ «GenerationS» и StartHub.
Собственный бизнес – это большой труд. Владельцу и руководителю компании каждый день приходится решать множество задач. Продвижение, продажи, стратегия, работа с командой… Финансовый учет не всегда находится в списке приоритетов, хотя практика показывает, что именно он помогает компании устоять в кризисные времена и эффективно развиваться в благополучные.


Содержание:

Управленческий и бухгалтерский учет
Роль управленческого учета
Как начать вести управленческий учет?
Базовые отчетные формы в управленческом учете
Принцип работы с системой управленческого учета

Управленческий и бухгалтерский учет

На старте бизнеса вопрос финансового учета многим кажется несущественным. Обычно все ограничиваются стандартной бухгалтерией и, в лучшем случае, ведением простой таблички для записи доходов и расходов. Однако, по мере роста компании внутренние процессы усложняются, документов и расчетов становится больше, и прежней таблички становится недостаточно.

Многие предприниматели не понимают, чем управленческий учет отличается от бухгалтерского. Если кратко, основная цель бухгалтерского учета – регулярная отчетность перед государством, а конкретно – перед налоговой службой. Бухгалтерский учет, в конечном счете, нужен для того, чтобы налоговики могли в любой момент прийти и проверить: правильно ли вы считаете налоги, не уклоняетесь ли от уплаты. И правила ведения бухучета «заточены», в первую очередь, на это, а не на то, чтобы облегчить вам управление компанией. Бухучет дает владельцу бизнеса лишь базовое представление о финансовом состоянии компании, и то с задержкой. Если у предпринимателя имеются какие-то неучтенные доходы или расходы, понятно, что в бухгалтерскую отчетность они не попадут. 

И даже если вы ведете полностью «белый» бизнес, бухгалтерский учет никогда не даст вам представление о том, насколько прибыльно то или иное направление или продукт, или насколько эффективен конкретный сотрудник.

Роль управленческого учета

И именно управленческий учет – это та система, которая обеспечивает собственника оперативной информацией, нужной для управления бизнесом и принятия решений.

Управленческий учет помогает:

1. Бороться с кассовыми разрывами. Кассовые разрывы дорого обходятся бизнесу, особенно когда о них становится известно в последний момент. Время, силы и деньги владельца компании уходят на экстренный поиск денег, чтобы заткнуть финансовую «дыру». Чтобы этого не происходило, компании нужно вести ежедневный учет своих поступлений и выплат. Со временем накопятся данные, станет понятна сезонность, база постоянных расходов, а значит проблемы с деньгами можно будет предвидеть заранее. В идеале, управленческая отчетность должна стать отправной точкой для составления подробного бюджета. Чтобы повысить качество планирования, нужен детальный прогноз хотя бы на 2-3 ближайших месяца.

2. Увидеть скрытые проблемы. Если в компании есть несколько направлений бизнеса или сеть офлайновых точек продаж, нужно разобраться с прибыльностью каждого сегмента или магазина. Для этого любое поступление или выплату в системе учета нужно «привязывать» к конкретному объекту, за исключением общих расходов, как например аренда офиса или зарплата генерального директора. В результате картина получится очень наглядной.

3. Контролировать расходы. После нескольких месяцев регулярного ведения учета, каждую статью расходов нужно посмотреть в динамике. Самые крупные и быстрорастущие – проанализировать особенно тщательно, разобраться в причинах роста и пользе для бизнеса. Выяснить, какие расходы можно сократить без ущерба для выручки.

Как начать вести управленческий учет?

Для ведения управленческого учета, особенно на старте бизнеса, совершенно не обязательно специализированное ПО. Компаниям, работающим в сфере услуг, и торговым компаниям вполне подойдут привычные и доступные каждому Excel или Google Таблицы. Считается, что учет в Excel подходит компаниям с годовым оборотом до 100-150 млн рублей и числом операций до 20-30 тысяч. При большем количестве операций система начнет «подвисать», и нужно будет переходить на более мощное решение, например, 1С. Но и в этом случае ваша система управленческого учета в Excel будет очень полезна: она послужит отправной точкой для более «продвинутой» автоматизации.

Исходные данные для ведения реестра управленческого учета в Excel – это выписка по расчетному счету, выгрузки из CRM-системы и системы складского учета (если они есть), данные по наличным поступлениям и расходам. Далее, эти данные с помощью формул преобразуются в баланс, отчет о прибылях и убытках и о движении денежных средств и в другие необходимые отчеты. Если у вас нет финансового образования, лучше обратиться к грамотному финансисту, который поможет разработать оптимальный формат отчетов и прописать формулы.

Назначьте ответственного сотрудника, задачей которого будет ежедневное занесение в базу информации о фактических операциях. Причем даже в маленькой компании собственнику не стоит брать ведение учета на себя. Обычно это заканчивается тем, что руководитель забрасывает учет из-за других важных и срочных дел, поэтому эту задачу лучше делегировать. Любое поступление или выплату, наличными или по «безналу» нужно обязательно заносить в специальный реестр. Ключевые слова здесь – «ежедневно» и «любое», так как для управленческого учета важна максимально полная и достоверная картина.

Данные из реестра автоматически преобразуются в отчетные формы. Еще один важный момент: реестр для внесения данных и итоговые отчеты обязательно должны быть разделены. Некоторые компании пытаются заполнять сразу итоговые формы отчетов, а это значительно затрудняет дело и приводит к многочисленным ошибкам.

Базовые отчетные формы в управленческом учете

Базовые отчетные формы в управленческом учете те же, что и в бухгалтерском: отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках и баланс. Но, в отличие от бухучета, в них есть дополнительная аналитика, они показывают объективную картину бизнеса, да и на стол к руководителю попадают гораздо оперативнее, в идеале – в любой нужный момент.

Отчет о движении денежных средств. Базовый финансовый отчет, который показывает, сколько в компанию пришло денег и из каких источников, и на какие цели они были потрачены. Для малого бизнеса, который не ведет проектную деятельность, и/или не работает с поставщиками и клиентами на условиях существенных отсрочек оплаты, на начальном этапе достаточно будет вести хотя бы этот отчет. Регулярное ведение отчета о движении денежных средств и подготовка на его базе прогноза (платежного календаря) поможет решить один из самых больных для бизнеса вопросов – предотвратить кассовые разрывы.

Отчет о прибылях и убытках. Показывает, сколько зарабатывает бизнес в целом и в частности: на чем именно зарабатывает, а на чем теряет. Анализ этого отчета помогает понять, как можно увеличить прибыльность компании, какие направления развивать, какие закрыть или реструктурировать, какие издержки сократить.

Баланс. Дает полную картину того, сколько денег вложено в бизнес (пассив) и во что именно они вложены (актив). Например, компания заработала существенную прибыль, но эти деньги фактически «заморожены» в дебиторской задолженности (клиенты приняли товары или услуги, но задерживают оплату) или в нераспроданных складских запасах (компания готовилась к росту спроса, которого не случилось). Или, наоборот, у компании много денег на счетах, и при этом – большая кредиторская задолженность, на погашение которой в ближайшее время уйдут все эти деньги.

Кроме того, в состав управленческой отчетности часто включают дополнительные отчеты, в зависимости от специфики бизнеса и его задач. Например, отчет об основных должниках или отчет о рентабельности по группам товаров/услуг или отчет об оборачиваемости товара на складе.

Принцип работы с системой управленческого учета

Принцип работы с любой системой управленческого учета одинаков – регулярное ведение данных о хозяйственных операциях. Причем работа с базой должна стать рутиной, а не сверх-задачей. Если учет не вести регулярно, данные будут копиться, и в конце концов вы просто его забросите. Плюс встроенного готового решения для учета от франчайзера в том, что оно часто бывает обязательным и, таким образом, дисциплинирует предпринимателя. Но даже если франчайзер не настаивает на ведении учета, нужно начинать вести его самому. Ведь управленческий учет – не блажь и не пустая трата времени, а возможность для владельца компании увидеть свой бизнес в цифрах, более эффективно управлять им и, в конечном счете, зарабатывать больше.

Управленческий учет помогает владельцу своевременно увидеть реалистичную картину своего бизнеса, его слабые и сильные места. А значит заранее предотвратить будущие проблемы. Закрыть убыточное направление, расстаться с неэффективными сотрудниками, поменять систему мотивации, сократить лишние расходы, собрать забытые долги, и в конечном счете – увеличить свою прибыль и укрепить компанию.
Есть вопросы по управленческому учету и отчетности? Запишитесь на бесплатную консультацию.

Подписывайтесь на еженедельную рассылку с обзорами полезных мероприятий и материалов для бизнеса.

Присоединяйтесь к нам в telegram и вконтакте.

Рекомендованное

Узнавайте первыми

Подпишитесь и раз в неделю получайте подборку полезных материалов
Нажимая на кнопку «Подписаться», вы соглашаетесь на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности