31 МАЯ 2022

Как навести порядок в финансах компании

Рекомендации по бухгалтерскому и управленческому учету

Автор: Наталья Джораева, эксперт по корпоративным финансам и инвестициям, основатель информационного сервиса Get-Investor.ru. Опыт работы в финансах более 15 лет, руководящие должности в группе АФК Система и штаб-квартире Евросети. Консультант 300+ стартапов и компаний малого бизнеса. Эксперт года по версии StartHub-2021 (Агентство инноваций г. Москвы), преподаватель образовательных программ «GenerationS» и StartHub.
Собственный бизнес – это большой труд. Владельцу и руководителю компании каждый день приходится решать множество задач. Продвижение, продажи, стратегия, работа с командой… Финансовый учет не всегда находится в списке приоритетов, хотя практика показывает, что именно он помогает компании устоять в кризисные времена и эффективно развиваться в благополучные.


Содержание:

Управленческий и бухгалтерский учет
Роль управленческого учета
Как начать вести управленческий учет?
Базовые отчетные формы в управленческом учете
Принцип работы с системой управленческого учета

Управленческий и бухгалтерский учет

На старте бизнеса вопрос финансового учета многим кажется несущественным. Обычно все ограничиваются стандартной бухгалтерией и, в лучшем случае, ведением простой таблички для записи доходов и расходов. Однако, по мере роста компании внутренние процессы усложняются, документов и расчетов становится больше, и прежней таблички становится недостаточно.

Многие предприниматели не понимают, чем управленческий учет отличается от бухгалтерского. Если кратко, основная цель бухгалтерского учета – регулярная отчетность перед государством, а конкретно – перед налоговой службой. Бухгалтерский учет, в конечном счете, нужен для того, чтобы налоговики могли в любой момент прийти и проверить: правильно ли вы считаете налоги, не уклоняетесь ли от уплаты. И правила ведения бухучета «заточены», в первую очередь, на это, а не на то, чтобы облегчить вам управление компанией. Бухучет дает владельцу бизнеса лишь базовое представление о финансовом состоянии компании, и то с задержкой. Если у предпринимателя имеются какие-то неучтенные доходы или расходы, понятно, что в бухгалтерскую отчетность они не попадут. 

И даже если вы ведете полностью «белый» бизнес, бухгалтерский учет никогда не даст вам представление о том, насколько прибыльно то или иное направление или продукт, или насколько эффективен конкретный сотрудник.

Роль управленческого учета

И именно управленческий учет – это та система, которая обеспечивает собственника оперативной информацией, нужной для управления бизнесом и принятия решений.

Управленческий учет помогает:

1. Бороться с кассовыми разрывами. Кассовые разрывы дорого обходятся бизнесу, особенно когда о них становится известно в последний момент. Время, силы и деньги владельца компании уходят на экстренный поиск денег, чтобы заткнуть финансовую «дыру». Чтобы этого не происходило, компании нужно вести ежедневный учет своих поступлений и выплат. Со временем накопятся данные, станет понятна сезонность, база постоянных расходов, а значит проблемы с деньгами можно будет предвидеть заранее. В идеале, управленческая отчетность должна стать отправной точкой для составления подробного бюджета. Чтобы повысить качество планирования, нужен детальный прогноз хотя бы на 2-3 ближайших месяца.

2. Увидеть скрытые проблемы. Если в компании есть несколько направлений бизнеса или сеть офлайновых точек продаж, нужно разобраться с прибыльностью каждого сегмента или магазина. Для этого любое поступление или выплату в системе учета нужно «привязывать» к конкретному объекту, за исключением общих расходов, как например аренда офиса или зарплата генерального директора. В результате картина получится очень наглядной.

3. Контролировать расходы. После нескольких месяцев регулярного ведения учета, каждую статью расходов нужно посмотреть в динамике. Самые крупные и быстрорастущие – проанализировать особенно тщательно, разобраться в причинах роста и пользе для бизнеса. Выяснить, какие расходы можно сократить без ущерба для выручки.
  • Антикризисный финансовый гайд для предпринимателей “10 шагов по стабилизации бизнеса”

Как начать вести управленческий учет?

Для ведения управленческого учета, особенно на старте бизнеса, совершенно не обязательно специализированное ПО. Компаниям, работающим в сфере услуг, и торговым компаниям вполне подойдут привычные и доступные каждому Excel или Google Таблицы. Считается, что учет в Excel подходит компаниям с годовым оборотом до 100-150 млн рублей и числом операций до 20-30 тысяч. При большем количестве операций система начнет «подвисать», и нужно будет переходить на более мощное решение, например, 1С. Но и в этом случае ваша система управленческого учета в Excel будет очень полезна: она послужит отправной точкой для более «продвинутой» автоматизации.

Исходные данные для ведения реестра управленческого учета в Excel – это выписка по расчетному счету, выгрузки из CRM-системы и системы складского учета (если они есть), данные по наличным поступлениям и расходам. Далее, эти данные с помощью формул преобразуются в баланс, отчет о прибылях и убытках и о движении денежных средств и в другие необходимые отчеты. Если у вас нет финансового образования, лучше обратиться к грамотному финансисту, который поможет разработать оптимальный формат отчетов и прописать формулы.

Назначьте ответственного сотрудника, задачей которого будет ежедневное занесение в базу информации о фактических операциях. Причем даже в маленькой компании собственнику не стоит брать ведение учета на себя. Обычно это заканчивается тем, что руководитель забрасывает учет из-за других важных и срочных дел, поэтому эту задачу лучше делегировать. Любое поступление или выплату, наличными или по «безналу» нужно обязательно заносить в специальный реестр. Ключевые слова здесь – «ежедневно» и «любое», так как для управленческого учета важна максимально полная и достоверная картина.

Данные из реестра автоматически преобразуются в отчетные формы. Еще один важный момент: реестр для внесения данных и итоговые отчеты обязательно должны быть разделены. Некоторые компании пытаются заполнять сразу итоговые формы отчетов, а это значительно затрудняет дело и приводит к многочисленным ошибкам.

Базовые отчетные формы в управленческом учете

Базовые отчетные формы в управленческом учете те же, что и в бухгалтерском: отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках и баланс. Но, в отличие от бухучета, в них есть дополнительная аналитика, они показывают объективную картину бизнеса, да и на стол к руководителю попадают гораздо оперативнее, в идеале – в любой нужный момент.

Отчет о движении денежных средств. Базовый финансовый отчет, который показывает, сколько в компанию пришло денег и из каких источников, и на какие цели они были потрачены. Для малого бизнеса, который не ведет проектную деятельность, и/или не работает с поставщиками и клиентами на условиях существенных отсрочек оплаты, на начальном этапе достаточно будет вести хотя бы этот отчет. Регулярное ведение отчета о движении денежных средств и подготовка на его базе прогноза (платежного календаря) поможет решить один из самых больных для бизнеса вопросов – предотвратить кассовые разрывы.

Отчет о прибылях и убытках. Показывает, сколько зарабатывает бизнес в целом и в частности: на чем именно зарабатывает, а на чем теряет. Анализ этого отчета помогает понять, как можно увеличить прибыльность компании, какие направления развивать, какие закрыть или реструктурировать, какие издержки сократить.

Баланс. Дает полную картину того, сколько денег вложено в бизнес (пассив) и во что именно они вложены (актив). Например, компания заработала существенную прибыль, но эти деньги фактически «заморожены» в дебиторской задолженности (клиенты приняли товары или услуги, но задерживают оплату) или в нераспроданных складских запасах (компания готовилась к росту спроса, которого не случилось). Или, наоборот, у компании много денег на счетах, и при этом – большая кредиторская задолженность, на погашение которой в ближайшее время уйдут все эти деньги.

Кроме того, в состав управленческой отчетности часто включают дополнительные отчеты, в зависимости от специфики бизнеса и его задач. Например, отчет об основных должниках или отчет о рентабельности по группам товаров/услуг или отчет об оборачиваемости товара на складе.

Принцип работы с системой управленческого учета

Принцип работы с любой системой управленческого учета одинаков – регулярное ведение данных о хозяйственных операциях. Причем работа с базой должна стать рутиной, а не сверх-задачей. Если учет не вести регулярно, данные будут копиться, и в конце концов вы просто его забросите. Плюс встроенного готового решения для учета от франчайзера в том, что оно часто бывает обязательным и, таким образом, дисциплинирует предпринимателя. Но даже если франчайзер не настаивает на ведении учета, нужно начинать вести его самому. Ведь управленческий учет – не блажь и не пустая трата времени, а возможность для владельца компании увидеть свой бизнес в цифрах, более эффективно управлять им и, в конечном счете, зарабатывать больше.

Управленческий учет помогает владельцу своевременно увидеть реалистичную картину своего бизнеса, его слабые и сильные места. А значит заранее предотвратить будущие проблемы. Закрыть убыточное направление, расстаться с неэффективными сотрудниками, поменять систему мотивации, сократить лишние расходы, собрать забытые долги, и в конечном счете – увеличить свою прибыль и укрепить компанию.
Есть вопросы по управленческому учету и отчетности? Запишитесь на бесплатную консультацию.

Подписывайтесь на еженедельную рассылку с обзорами полезных мероприятий и материалов для бизнеса.

Присоединяйтесь к нам в telegram и вконтакте.

Рекомендованное

Узнавайте первыми

Подпишитесь и раз в неделю получайте подборку полезных материалов
Нажимая на кнопку «Подписаться», вы соглашаетесь на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности