Get-Investor — навигатор по российскому рынку инвестиций в стартапы и бизнес
8 МАЯ 2024
Как правильно оформить сотрудничество с самозанятым
Риски и правила сотрудничества с лицами, применяющими специальный режим налогообложения
Автор: Светлана Беляева
Налоговый консультант и аудитор, опыт работы 15+ лет. Руководитель учебно-консалтингового центра “Разобраться в налогах”.
Налоговый консультант и аудитор, опыт работы 15+ лет. Руководитель учебно-консалтингового центра “Разобраться в налогах”.
Сотрудничество с самозанятыми таит в себе определенные риски. Но их можно свести практически к нулю, если правильно выстроить взаимоотношения с внештатниками. Разберем, как оформить сотрудничество с плательщиками НПД, чтобы не вызвать подозрение налоговиков и пройти их проверку.
Содержание:
1. Риски сотрудничества с самозанятыми
2. Как правильно оформить сотрудничество с самозанятым
3. На что обратить внимание при составлении договора
Содержание:
1. Риски сотрудничества с самозанятыми
2. Как правильно оформить сотрудничество с самозанятым
3. На что обратить внимание при составлении договора
Риски сотрудничества с самозанятыми
Переквалификация отношений в трудовые
Налоговая регулярно проверяет бизнес на соответствие определенным риск-баллам, которые показывают, злоупотребляет ли фаундер трудом самозанятых, подменяя ими штатных сотрудников. Чем больше риск-баллов, тем выше вероятность того, что налоговая займется проверкой компании и переквалифицирует отношения с самозанятыми в трудовые.
Этот риск невозможно свести к нулю, но можно значительно его снизить, если правильно оформить сотрудничество с самозанятым и придерживаться определенных правил.
Отказ в признании расходов на выплаты самозанятому
Организации и ИП на УСН и ОСНО могут включить в состав своих расходов затраты на выплату вознаграждения внештатникам, что уменьшает налогооблагаемую базу. Но ИФНС может признать такие расходы необоснованными и отказать в их зачете в случае, если на выплаченное вознаграждение самозанятый не выдал чек.
Решением могут стать специальные электронные платформы, где чек формируется автоматически после выплаты вознаграждения. Обратите внимание, если заказчик получил чек, а после этого исполнитель его аннулировал, то компания остается в праве на зачет расходов — ведь у нее сохранился первоначальный чек.
Признание заказчика налоговым агентом самозанятого
Заказчик должен проверять статус самозанятого перед каждой выплатой вознаграждения. Ситуации, когда вознаграждение было выплачено исполнителю после того, как он снялся с НПД или перечисленный ему доход не подпадает под НПД, чреваты неприятными последствиями.
В первом случае это может произойти, если самозанятый утратил право на применение НПД по различным причинам и забыл уведомить об этом заказчика. А при выплате дохода физлицам (которым теперь стал исполнитель) компании принимают на себя обязанности налоговых агентов. Соответственно, должны перечислить в бюджет НДФЛ и страховые взносы с выплаченного вознаграждения и сдать соответствующую отчетность.
Вторая ситуация может возникнуть, когда заказчик перечисляет самозанятому доход, который не подпадает под НПД. Например, сотрудничает с бывшим работником, с момента увольнения которого прошло менее двух лет.
Налоговая регулярно проверяет бизнес на соответствие определенным риск-баллам, которые показывают, злоупотребляет ли фаундер трудом самозанятых, подменяя ими штатных сотрудников. Чем больше риск-баллов, тем выше вероятность того, что налоговая займется проверкой компании и переквалифицирует отношения с самозанятыми в трудовые.
Этот риск невозможно свести к нулю, но можно значительно его снизить, если правильно оформить сотрудничество с самозанятым и придерживаться определенных правил.
Отказ в признании расходов на выплаты самозанятому
Организации и ИП на УСН и ОСНО могут включить в состав своих расходов затраты на выплату вознаграждения внештатникам, что уменьшает налогооблагаемую базу. Но ИФНС может признать такие расходы необоснованными и отказать в их зачете в случае, если на выплаченное вознаграждение самозанятый не выдал чек.
Решением могут стать специальные электронные платформы, где чек формируется автоматически после выплаты вознаграждения. Обратите внимание, если заказчик получил чек, а после этого исполнитель его аннулировал, то компания остается в праве на зачет расходов — ведь у нее сохранился первоначальный чек.
Признание заказчика налоговым агентом самозанятого
Заказчик должен проверять статус самозанятого перед каждой выплатой вознаграждения. Ситуации, когда вознаграждение было выплачено исполнителю после того, как он снялся с НПД или перечисленный ему доход не подпадает под НПД, чреваты неприятными последствиями.
В первом случае это может произойти, если самозанятый утратил право на применение НПД по различным причинам и забыл уведомить об этом заказчика. А при выплате дохода физлицам (которым теперь стал исполнитель) компании принимают на себя обязанности налоговых агентов. Соответственно, должны перечислить в бюджет НДФЛ и страховые взносы с выплаченного вознаграждения и сдать соответствующую отчетность.
Вторая ситуация может возникнуть, когда заказчик перечисляет самозанятому доход, который не подпадает под НПД. Например, сотрудничает с бывшим работником, с момента увольнения которого прошло менее двух лет.
Как правильно оформить сотрудничество с самозанятым
Если сотрудничать с внештатными исполнителями по определенным правилам, можно свести риск переквалификации практически до нуля и полностью исключить все остальные риски.
Документальное оформление отношений
Закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ не обязывает стороны заключать письменный договор при оформлении сотрудничества. Однако сделать это стоит.
Это поможет сторонам разрешить возникшие спорные и конфликтные ситуации, но только если в документе будут зафиксированы: предмет договора, сроки и порядок выполнения работ или оказания услуг, стоимость и порядок оплаты услуг или работ, а также ответственность сторон и порядок разрешения споров.
Кроме того, правильно оформленный договор подтверждает гражданско-правовой, а не трудовой характер отношений, разовость или периодичность выполняемых услуг и сотрудничество в рамках гражданско-правового, а не трудового поля. Все это значительно снижает риски переквалификации.
Характер отношений с самозанятым
Еще раз: отношения с самозанятыми должны носить именно гражданско-правовой, а не трудовой характер. В чем это выражается?
Самозанятый привлекается на периодические или разовые работы без установленного графика и режим работы, а также отпуска, больничного и соответствующих выплат — отпускные, компенсация за неиспользованный отпуск, использование личного имущества, командировочные.
Более того, внештатные исполнители не имеют права на социальные гарантии, компенсационные и стимулирующие выплаты, а все указанные выше условия не должны отражаться в договоре.
Оформление закрывающих документов
По факту выполненных работ или оказанных услуг необходимо подписывать с самозанятым соответствующий акт, который не только защищает стороны от взаимных претензий, но и значительно снижает риск переквалификации отношений. К закрывающим документам также относится счет на оплату. Исполнитель формирует его в приложении «Мой налог» и направляет заказчику в виде текстового документа.
Получение от исполнителя чека на вознаграждение
На каждую оплату исполнитель на НПД должен выдать заказчику чек, формирующийся самозанятым в приложении «Мой налог» в момент расчета (если оплата произведена наличными или банковской картой) или до 9 числа следующего месяца (при безналичной оплате).
Наличие чека исключает риск признания налоговой выплаты исполнителю необоснованными расходами. Также чек подтверждает статус плательщика НПД в момент получения исполнителем вознаграждения.
Документальное оформление отношений
Закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ не обязывает стороны заключать письменный договор при оформлении сотрудничества. Однако сделать это стоит.
Это поможет сторонам разрешить возникшие спорные и конфликтные ситуации, но только если в документе будут зафиксированы: предмет договора, сроки и порядок выполнения работ или оказания услуг, стоимость и порядок оплаты услуг или работ, а также ответственность сторон и порядок разрешения споров.
Кроме того, правильно оформленный договор подтверждает гражданско-правовой, а не трудовой характер отношений, разовость или периодичность выполняемых услуг и сотрудничество в рамках гражданско-правового, а не трудового поля. Все это значительно снижает риски переквалификации.
Характер отношений с самозанятым
Еще раз: отношения с самозанятыми должны носить именно гражданско-правовой, а не трудовой характер. В чем это выражается?
Самозанятый привлекается на периодические или разовые работы без установленного графика и режим работы, а также отпуска, больничного и соответствующих выплат — отпускные, компенсация за неиспользованный отпуск, использование личного имущества, командировочные.
Более того, внештатные исполнители не имеют права на социальные гарантии, компенсационные и стимулирующие выплаты, а все указанные выше условия не должны отражаться в договоре.
Оформление закрывающих документов
По факту выполненных работ или оказанных услуг необходимо подписывать с самозанятым соответствующий акт, который не только защищает стороны от взаимных претензий, но и значительно снижает риск переквалификации отношений. К закрывающим документам также относится счет на оплату. Исполнитель формирует его в приложении «Мой налог» и направляет заказчику в виде текстового документа.
Получение от исполнителя чека на вознаграждение
На каждую оплату исполнитель на НПД должен выдать заказчику чек, формирующийся самозанятым в приложении «Мой налог» в момент расчета (если оплата произведена наличными или банковской картой) или до 9 числа следующего месяца (при безналичной оплате).
Наличие чека исключает риск признания налоговой выплаты исполнителю необоснованными расходами. Также чек подтверждает статус плательщика НПД в момент получения исполнителем вознаграждения.
На кого направлен фокус ФНС в 2024 году
На что обратить внимание при составлении договора
Ссылка на статус исполнителя
В преамбуле договора необходимо прописать, что он заключается между заказчиком и лицом, которое применяет специальный режим налогообложения «Налог на профессиональный доход». Также можно указать, что исполнитель не является плательщиком НДФЛ и НДС.
Перечисление услуг или работ
Подробное описание выполняемых работ или оказываемых услуг можно прописать в задании, которое составляется к договору, а в самом договоре сделать ссылку на этот документ.
Стоимость работ или услуг
При сотрудничестве с самозанятым желательно отказаться от предоплаты или аванса и перечислять исполнителю вознаграждение после того, как услуги или работы будут выполнены и приняты заказчиком. Если сделать это невозможно, в договоре стоит указать, по каким причинам исполнителю выплачивается аванс. Например, на приобретение материалов, необходимых для выполнения работ по договору.
Ответственность исполнителя за невыдачу чека
Ответственность за невыдачу чека можно указать в размере 100% от суммы вознаграждения, на которую не был выдан платежный документ. За неуведомление заказчика об утрате статуса самозанятого можно прописать в договоре штраф в размере от 50 до 100% от суммы вознаграждения, плюс погашение всех убытков заказчика, которые возникнут по вине исполнителя.
Отсутствие трудовой терминологии
В договоре нельзя использовать трудовую терминологию, например: зарплата, работодатель, работник, график работы, режим работы и тому подобное.
Соблюдение этих несложных правил позволит свести риски сотрудничества с самозанятыми практически к нулю.
В преамбуле договора необходимо прописать, что он заключается между заказчиком и лицом, которое применяет специальный режим налогообложения «Налог на профессиональный доход». Также можно указать, что исполнитель не является плательщиком НДФЛ и НДС.
Перечисление услуг или работ
Подробное описание выполняемых работ или оказываемых услуг можно прописать в задании, которое составляется к договору, а в самом договоре сделать ссылку на этот документ.
Стоимость работ или услуг
При сотрудничестве с самозанятым желательно отказаться от предоплаты или аванса и перечислять исполнителю вознаграждение после того, как услуги или работы будут выполнены и приняты заказчиком. Если сделать это невозможно, в договоре стоит указать, по каким причинам исполнителю выплачивается аванс. Например, на приобретение материалов, необходимых для выполнения работ по договору.
Ответственность исполнителя за невыдачу чека
Ответственность за невыдачу чека можно указать в размере 100% от суммы вознаграждения, на которую не был выдан платежный документ. За неуведомление заказчика об утрате статуса самозанятого можно прописать в договоре штраф в размере от 50 до 100% от суммы вознаграждения, плюс погашение всех убытков заказчика, которые возникнут по вине исполнителя.
Отсутствие трудовой терминологии
В договоре нельзя использовать трудовую терминологию, например: зарплата, работодатель, работник, график работы, режим работы и тому подобное.
Соблюдение этих несложных правил позволит свести риски сотрудничества с самозанятыми практически к нулю.
Планируете привлечь инвестиции? Запишитесь на бесплатную консультацию с нашим экспертом, чтобы разработать конкретный план шагов и удвоить шансы на успех.
Подписывайтесь на еженедельную рассылку о полезных для бизнеса мероприятиях и новых публикациях Get-Investor.ru.
Присоединяйтесь к нам в Telegram, Вконтакте.
Присоединяйтесь к нам в Telegram, Вконтакте.
Рекомендованное
Узнавайте первыми
Подпишитесь и раз в неделю получайте подборку полезных материалов
Нажимая на кнопку «Подписаться», вы соглашаетесь на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности