Кассовый разрыв в бизнесе: как рассчитать и закрыть

Кассовый разрыв возникает, когда к дате обязательного платежа у компании недостаточно доступных денег. Ключевой момент здесь – дата. За месяц поступлений может быть больше, чем выплат, но в середине месяца денег все равно может не хватить.

Прибыль отвечает на вопрос, сколько бизнес заработал за период. Остаток на счете показывает, сколько денег доступно сейчас. Платежный календарь связывает эти две картины и показывает, хватит ли текущего остатка и ближайших поступлений на каждую запланированную выплату.

Продажа с отсрочкой может принести прибыль, хотя деньги от клиента еще не пришли. Покупка оборудования, погашение основного долга и дивиденды, наоборот, уменьшают остаток на счете, но не становятся расходами периода в той же сумме. Поэтому прибыль и деньги не обязаны совпадать.

Кому этот материал будет особенно полезен

Материал актуален, если вам знакома хотя бы одна из следующих ситуаций:

• до зарплаты и налогов остается несколько дней, а денег хватает только на один платеж;
• клиент заплатит позже, чем компании нужно рассчитаться с поставщиком;
• после крупного поступления деньги сразу уходят на накопившиеся обязательства;
• новый заказ принесет прибыль, но для его выполнения не хватает денег на материалы и работу;
• компания регулярно переносит одни и те же платежи;
• собственнику приходится пополнять счет личными деньгами;
• для погашения старых обязательств бизнес привлекает новые займы.

Обычно деньги заканчиваются не из-за одной крупной ошибки. Разрыв появляется, когда сроки поступлений и выплат перестают совпадать. Ниже – четыре самые распространенные причины.

Клиенты платят с отсрочкой

Компания уже выполнила заказ и отразила выручку, но по договору клиент может заплатить через 30 или 60 дней. Все это время бизнес оплачивает работу за свой счет.

Пример. Агентство выполнило проект на 600 тыс. рублей. Клиент внес 200 тыс. авансом, а оставшиеся 400 тыс. перечислит через 20 дней после сдачи заказа. До этой даты агентству нужно выплатить команде 300 тыс. рублей. Проект прибыльный, но на зарплату временно не хватает 100 тыс. рублей.

Деньги вложены в запасы и незавершенные заказы

Товар, сырье и работы оплачивают до продажи или сдачи проекта. Пока клиент не получил результат и не рассчитался, деньги остаются в запасах или незавершенном производстве.

Пример. Магазин купил сезонный товар на 1,2 млн рублей. Продажи принесут прибыль, но займут два месяца. В день закупки со счета ушла вся сумма, поэтому на ближайшую аренду и зарплату нужен отдельный запас денег.

Обязательные платежи наступают раньше поступлений

Зарплата, налоги, аренда и платежи по кредиту имеют конкретные сроки. Если основные клиенты платят позже, положительный итог месяца не спасает от нехватки денег в отдельный день.

Пример. Клиенты обычно платят 15 числа, а зарплату и налоги нужно перечислить 10 числа. За месяц поступлений достаточно, но компании требуется финансирование на пять дней.

Крупные выплаты не согласованы с денежным потоком

Приобретение оборудования, погашение основного долга и дивиденды уменьшают деньги сразу. Прибыль при этом может почти не измениться: оборудование попадает в расходы постепенно через амортизацию, тело кредита не является расходом, а дивиденды распределяют уже заработанную прибыль.

Если направить на такие выплаты весь свободный остаток, разрыв создаст сама компания. Поэтому инвестиции, кредитный график и выплаты собственнику нужно планировать в связке с платежным календарем.

Для расчета нужен платежный календарь – таблица с остатком денег, ожидаемыми поступлениями и выплатами по датам. Для первой версии достаточно прогноза на 8-13 недель. Ближайшие две или три недели лучше расписать по дням.

1. Укажите доступный остаток. Не включайте деньги, которые уже зарезервированы или недоступны для текущих платежей.
2. Внесите надежные поступления по датам. Устные обещания, неподписанные заказы и потенциальный кредит держите в отдельном сценарии.
3. Добавьте все выплаты. Сначала зарплату, налоги, аренду, поставщиков и долг, затем переносимые расходы, инвестиции и дивиденды.
4. Рассчитайте остаток после каждой даты и найдите самое низкое значение.

Прогнозный остаток = остаток на начало + надежные поступления - запланированные выплаты

Если прогнозный остаток становится отрицательным, абсолютное значение минуса показывает сумму кассового разрыва. Например, остаток -400 тыс. рублей означает, что компании не хватает 400 тыс. рублей.

Простой пример расчета

В понедельник на счете компании 400 тыс. рублей. Во вторник нужно заплатить поставщику 300 тыс., в среду – 500 тыс. зарплаты. Оплата 800 тыс. рублей от клиента придет только в пятницу.

Разрыв начинается в среду и составляет 400 тыс. рублей. В пятницу он закрывается поступлением от клиента. Значит, компании нужен источник покрытия на два дня. Если дата оплаты клиента не подтверждена, к расчету стоит добавить резерв на задержку.

Платежный календарь нужно обновлять минимум раз в неделю, а ближайшие даты – сразу после изменения условий. Клиент перенес оплату, поставщик запросил аванс или появился новый заказ – прогноз должен измениться в тот же день.

Сначала определите точную сумму и дату дефицита. Без этого невозможно понять, достаточно ли перенести один платеж или компании нужен более крупный источник финансирования.

Сократить сам разрыв

• проверить дебиторскую задолженность и подтвердить ближайшие даты оплаты;
• попросить клиента внести аванс или оплатить выполненный этап;
• согласовать с поставщиком перенос или разделение платежа;
• остановить закупки сверх необходимого минимума и отложить расходы, не связанные с ближайшей выручкой;
• перенести дивиденды, покупку оборудования и другие выплаты, если это не создает новых рисков.

Эти действия не должны строиться на предположениях. Если клиент лишь пообещал заплатить, а покупатель на ненужное оборудование еще не найден, такие суммы нельзя считать готовым источником покрытия.

Покрыть оставшуюся потребность

Если внутренних мер недостаточно, выбирают инструмент под срок и причину разрыва. Короткий дефицит и финансирование постоянного роста – разные задачи.

• овердрафт подходит для коротких разрывов внутри месяца, если на счет регулярно поступает выручка;
• кредитная линия удобна, когда потребность повторяется и ее размер меняется;
• факторинг помогает получить часть оплаты раньше по уже поставленному товару или выполненной работе;
• заем или инвестиции рассматривают, если потребность связана с более длинным циклом, запуском направления или ростом оборотного капитала.

Перед привлечением денег проверьте, из какого поступления компания вернет долг и проценты. Новый заем может закрыть временный разрыв, но не исправит убыточные продажи, хроническую просрочку клиентов или постоянные выплаты сверх возможностей бизнеса.

• обновляйте платежный календарь каждую неделю и ежедневно контролируйте ближайшие две или три недели;
• фиксируйте дату оплаты в договоре и отслеживайте дебиторскую задолженность по каждому клиенту;
• связывайте закупки с подтвержденными заказами и контролируйте медленно продаваемые запасы;
• заранее планируйте зарплату, налоги, сезонные закупки, погашение кредитов и крупные инвестиции;
• установите минимальный денежный резерв, который нельзя направлять на дивиденды и необязательные расходы;
• считайте отдельный сценарий на случай задержки крупных поступлений.

Платежный календарь не требует точности до рубля на несколько месяцев вперед. Его задача – заранее показать даты, в которых компания становится зависимой от одного поступления или нового займа.

Рост часто увеличивает потребность в оборотных средствах. Компания закупает больше товара, выполняет больше работ и дольше ждет оплаты. Чем быстрее растут продажи, тем больше денег временно находится в запасах, незавершенных заказах и дебиторской задолженности.

Пример. Для заказа на 1 млн рублей нужно заранее потратить 700 тыс., а клиент платит через 60 дней. Заказ принесет 300 тыс. рублей до учета постоянных расходов, но сначала компания должна найти 700 тыс. Если одновременно запустить пять таких заказов, потребность вырастет до 3,5 млн рублей.

Когда дефицит связан с ростом

Разрыв можно считать управляемым, если экономика заказов положительная, даты будущих оплат подтверждены, максимальный дефицит рассчитан, а стоимость финансирования не съедает прибыль. Тогда бизнесу нужен плановый источник оборотного капитала, а не случайный заем перед каждым платежом.

Когда проблема стала системной

• разрыв повторяется, но его сумму и причину никто не рассчитывает;
• новые поступления сразу уходят на старые обязательства;
• для погашения одного займа постоянно нужен следующий;
• собственник регулярно оплачивает текущие расходы личными деньгами;
• дебиторская задолженность просрочена, а запасы растут быстрее продаж;
• каждый новый заказ увеличивает потребность в деньгах сильнее, чем будущую прибыль.

Эти признаки не означают автоматически, что бизнес нужно закрывать. Они показывают, что одного краткосрочного финансирования недостаточно. Нужно проверить прибыльность продуктов, условия работы с клиентами, запасы, долговую нагрузку и выплаты собственнику.

Кассовый разрыв – это нехватка денег к конкретной дате, а не обязательно убыток. Он возникает, когда компания должна заплатить раньше, чем получает выручку, или направляет свободные деньги на запасы, оборудование, долг и выплаты собственнику.

Разрыв рассчитывают в платежном календаре. Сумма дефицита равна максимальному отрицательному остатку, а срок – периоду до надежного поступления или другого подтвержденного источника покрытия.

Сначала сокращают сам дефицит: ускоряют оплаты клиентов, пересматривают закупки и переносят некритичные выплаты. Затем подбирают финансирование под оставшуюся сумму и заранее определяют источник возврата. Регулярный прогноз помогает сделать это до даты платежа и без спешки.

Что такое кассовый разрыв в бизнесе? Это ситуация, когда к сроку обязательного платежа у компании недостаточно доступных денег. Бизнес может быть прибыльным, если поступления от клиентов приходят позже зарплаты, налогов, закупок или других выплат.

Кассовый разрыв простыми словами? Платить нужно сегодня, а деньги придут позже. Разница между этими датами и создает кассовый разрыв.

Как рассчитать кассовый разрыв? Внесите в платежный календарь доступный остаток, надежные поступления и выплаты по датам. Рассчитайте остаток после каждого события. Самое большое отрицательное значение по модулю покажет максимальную сумму дефицита.

Чем закрыть кассовый разрыв? Ускорьте оплату дебиторской задолженности, запросите аванс, пересмотрите закупки и перенесите некритичные платежи. Оставшуюся сумму можно покрыть овердрафтом, кредитной линией, факторингом, займом или инвестициями.

Можно ли избежать кассовых разрывов? Не каждый разрыв можно полностью исключить, особенно при сезонности и росте. Платежный календарь, контроль дебиторской задолженности и запасов, денежный резерв и заранее открытый лимит помогают закрыть дефицит до срыва платежа.

Почему прибыль есть, а денег на счете нет? Прибыль могла остаться в дебиторской задолженности, запасах или незавершенных заказах. Деньги также могли уйти на оборудование, погашение основного долга или дивиденды. Эти выплаты уменьшают остаток на счете, но не прибыль в той же сумме и в тот же момент.